当方は日中双方向翻訳が主要業務ですので、日中企業間の契約書翻訳を多く手掛けて来ています。その度にある事について、どうすればいいのかと葛藤する事があります。正しく直して貰うには、他人の原稿を尊重しないのかと、致命的な誤解を招きかねないですが、意外とビジネスマンでも、これを知らなかったのか、と言うお話をしたいと思います。

   契約書には必ず内容別に番号があり、この番号付けにはルールがある事を知っている人は、今どき少ない気がします。長い間考えた結論として、当方では原稿をそのままに、翻訳した文章は出来るだけ番号付けのルールに従う事にしております。

   翻訳結果の番号はあまり気にされませんが、たまに真面目な方が「なんで原稿の番号付けじゃないの？」と聞きます。昔はビジネスマンの常識のうちでしたが、今はまるで自分が余計なお世話をしているような気持になって、こっちがドギマギしてしまいます。

   若者の感覚的に言うと、番号くらいどうでもいいじゃない？何がダメなの？なんか契約内容に影響するわけ？と言われそうです。

何故正式な書類ほど番号付けのルールに従うべきか

   例えば、日本語には字下がりがあるのは、まだ今時の若者でも知っていると思います、小学校の教科書に載っていました。日本語の字下がりは1文字分に対して、中国語の字下がりは2文字分です。様々な書式や文書のルールには昔からの理由と習慣性があり、情報整理の重要な構造認識として小学校から無意識的にインプットされています。

   番号付けのルールもそんな理由があります。一般書類ならば特に言及する必要はないと思いますが、公用文や法文はきっちりこのルールに従っています。契約書も法的に効力を主張するものであり、番号付けのルールにのっとり、作成されるべきと認識されています。中国でも法文や公用文には番号付けのルールがあります。

   ただ、「自分の番号付けの何がだめなの？」と思う方には、「何がここで抗う理由なの？」と聞きたいです。番号付けのルールは統一した習慣性の認識であり、なんら強制力はありません。番号付けは文章構造の一部であり、受け手に情報がより正しく理解する助けとなるものです。読む人は殆ど習慣的且つ無意識的に番号の使い方でその内容がどのレベルの物かを瞬時に判断しています。

   みんなが自分だけのルールで番号付けをすれば、判断に？？？混乱が生じます。人間の脳ですから、直ちに情報修正は出来ますが、無駄なエネルギーを使うので仕事の効率が悪くなるわけです。

   もう一つの理由として、本人はなかなか気づかないものですが、ルールを知らない人の番号付けは間違いが多いのです。実際、当方が度々見つけた問題であり、例えばの話で１．２．３．と順番に来て急に(4)になったり、(1)(2)(3)(4)と来て5)と片かっこになったり、a.b.c.と順番に来て急にD.になったりする事があります。

   そして、大抵は間違いたままで次へと進みます。こうなると、「上記第〇条第〇項」のように引用する時は大変です、こちらもいちいち照合しないと安心できないので、作業が滞る事が多いのです。

番号付けのルールとは何か

   契約書は殆どの場合、数行の前文の後に、すぐに番号付けが必要となって来ます。「契約条項」と言う熟語を聞く機会が結構あると思います。条項とは契約内容を示すものですが、番号付けの単位から来ています。これらは中国から来ている文化で、条件から来る「条」、項目から来る「項」が使われています。

   大きな契約ほど契約書の条項が多くなる傾向があり、条項の上にはカテゴリーを分ける「節」があり、文節から来ています。企業契約は「節」から始まる事が多くあります。

   法文なら「節」の上に「章」があり、更に上には「編」があります。ここまでは仕訳分類の為に使われる単位です。

   契約の具体的な内容になると「条」を使い、「条」の要素を箇条書きにすると「項」になります。ここまでは漢数字を使う事が一般的でしたが、漢数字を「古い」「苦手」と感じる人は数字を使います。

   「項」から数字を使っても特に問題はありませんが、大きな契約の場合、どんどん深く掘り下げますと、使える番号の種類が少なくなってしまいます。

   「項」を細分化したものが「号」であり、ここからは数字を使います。号は本来１．２．３．のように、ピリオドをつけるものではなく、１ ２ ３ のように使います。ピリオド付きは技術系書類で内容の数字と区別するためですが、判りやすいので特にピリオドを使っても使わなくても気にする事は無いと判断しています。

   号を更に細分化して行くと、かっこ付き数字があり、更に細分化して行くと、昔は「イロハニホヘト」、今は代わりに「アイウエオ」を使い、更にアルファベットへと使います。理系技術系書類の場合は１．の下に1.1、更に下に1.1.1と言う番号の付け方をしますが、契約書類にはその習慣がありません。

契約条項を例に番号付けのルールを見てみよう

第一節  〇 〇 〇 〇 〇

第一条（目的）
         一
         二
              １
              ２
              ３
         三

第二節  〇 〇

第二条（契約）
         一
             １
                (1)
                (2)
                     ア
                         a.
                         b.
                     イ
                         a.
                         b.
                     ウ
                 (3)
              ２
              ３
         二
         三

第三条（権利）
         一
         二

第四条（義務）
         一
         二

第三節  〇 〇

第五条（準拠法）

第六条（有効期間）

中国の正式書類の番号付け

   先ほど中国にも番号付けのルールがあると言いました。漢数字が苦手な方にはしんどいですが、参考として載せます。

第一节

第一条

        一、
            （一）
            （二）
        二、
            （一）
            （二）
                   1.
                   2.
                   3.
                     （1）
                            a.
                            b.
                               (a)
                               (b)
                               (c)
                            c.
                     （2）
                     （3）
            （三）
        三、

第二条

最後は必ず番号を再確認しましょう

   受験生には散々ケアレスミスが命取りになるから、必ず見直しをしましょう、と学校でも塾でも言われます。会社組織に入ると、日々の時間と作業の流れが速くて、その上労働時間が長いから疲れるのもあって、自分の仕事をしっかり再確認する事がだんだんとおろそかになってしまいがちです。

   契約書などの作成は、関係者が打ち合わせを何度も重ねて、途中修正したり、追加したり、はたまた削除したりと繰り返しているうちに、番号付けもダブったり、飛んだりしています。最後にはやはり再確認が大事ですね。長い文書が苦手な方の気持ちは良くわかります、そんな時、隣りの仲間やアシスタントに再確認を頼むのもいい方法です。客観的な目を持つ方が大事な場合もあります。

   何事も習慣となるまでが大変かもしれませんが、番号付けのルールは知らないよりも、知った方が仕事の効率が上がるのは間違いないので、ぜひお仕事に生かして見て下さい。


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